Reviderad: 2019-09-30
SKA Nordmark är en svensk partipolitiskt neutral och religiöst obunden ideell riksförening för anslutna föreningar och enskilt anslutna individer med syftet att verka för främjandet av praktiska studie i medeltidens seder och bruk med medeltida objekt som förebild. SKA Nordmark är anslutet som affilierad/ tillhörande grupp för Sverige till the Society for Creative anachronism (SCA.inc/ SCA) och är dess officiella representant i Sverige. SKA Nordmark hanterar även medlemmar i Island, Norge, Danmark och Ryssland. SKA Nordmark och syftar även till att att stödja The Society for Creative Anachronism, Inc:s svenska gren Nordmark, med dess underordnade föreningar, så kallade institutionella medlemmar.
SKA Nordmark verkar även för spridandet av SCA i andra länder, samt att ge ut Nordmarks nyhetsblad, Silversparren.
Denna policy beskriver hur SKA Nordmark säkerställer att alla individers personliga integritet respekteras enligt GDPR (General Data Protection Regulation).
Personuppgiftsansvar
SKA Nordmark (org nr.802013-0095) är personuppgiftsansvarig, d.v.s. ansvarig för att behandling av personuppgifter inom ramen för SKA Nordmark sker i enlighet med gällande lagstiftning och denna policy.
Rättslig grund
SKA Nordmark förbinder sig att respektera och skydda dina personuppgifter och din personliga integritet i enlighet med gällande lagstiftning. Rättslig grund för hantering av personuppgifter kan exempelvis vara avtal, samtycke, rättslig förpliktelse eller intresseavvägning. Läs mer om vad rättslig grund innebär här: https://www.datainspektionen.se/lagar–regler/dataskyddsforordningen/rattslig-grund/
Varför vi behandlar personuppgifter
För att SKA Nordmark ska kunna bedriva verksamhet i enlighet med vårt ändamål behandlas personuppgifter för olika ändamål kopplade till verksamheten.
SKA Nordmark behandlar personuppgifter för att:
- administrera verksamhet i form av aktiviteter, till exempel evenemang, träningar, träffar för hantverk, läger, utbildningar och mötesplatser med mera.
- kommunicera med medlemmar och övriga intresserade om möjligheter, påverkansfrågor och annan värdefull information
- rapportering av medlemsstatistik och verksamhet till myndigheter, studieförbund & vår moderförening SCA.inc
- hantera ekonomiska transaktioner (t.ex. eventavgifter m.m.)
- administrera styrelse- & ämbetsposter inom föreningen
- etablera avtal och samarbeten med externa parter
- administrera hyra av.. uthyrning av lokaler
- dokumentera viktig information för föreningen (årsmöten, styrelsemöten m.m.)
- samla in gåvor och bidrag till verksamheten
- Hantera uppgifter relaterade till utmärkelser
- Hantera uppgifter om sanktioner av och uteslutning av medlemmar från föreningen
- Hantering av uppgifter kring skador och olyckor som kan inträffa under kämpalek och fäktning i enlighet med tillstånd att bedriva denna verksamhet.
- Hantera uppgifter om heraldik som en del i att skapa och vidmakthålla en föreningsgemensam historia och värld.
Hur vi inhämtar personuppgifter
Aktiviteter och Arrangemang i SKA Nordmarks regi eller som samordnas av SKA Nordmark
SKA Nordmark arrangera regelbundet aktiviteter och mötesplatser i form av t.ex. möten, träningar, workshops och evenemang mm.
Rättslig grund: Avtal
Förtroendeuppdrag
Individer kan ställa upp för olika förtroendeuppdrag i föreningen (t.ex. furstepar, styrelse, ämbetsman mm).
Rättslig grund: Avtal
Medlemsstatistik- och verksamhetsredovisning
SKA Nordmark kan hantera personuppgifter genom den medlemsrapportering som årligen skall lämnas vidare till myndigheter/studieförbund i syfte att redovisa verksamhet för att motta bidrag föreningen är berättigad till. Men även för att rapportera antal medlemma till vår moderförening SCA.
Rättslig grund: Intresseavvägning
Samarbeten
I samband med diverse samarbeten med externa parter och/eller till SKA Nordmark anslutna föreningar kan personuppgifter komma att behandlas. SKA Nordmark kan komma att dela information med internationella parter inom SCA i enlighet med de avtal som är tecknade, framförallt avseende ämbetsmän, furstepar, rekommendationer för utmärkelser och heraldik men även avseende sanktioner och uteslutningar.
Rättslig grund: Avtal
Känsliga personuppgifter
SKA Nordmark välkomnar alla till vår gemenskap, oavsett kön, ålder, tro eller politisk åskådning osv. Medlemskap eller engagemang i SKA Nordmark kan inte per automatik kopplas till känsliga personuppgifter. SKA Nordmark undviker i möjligaste mån att samla in känsliga personuppgifter. Vid aktiviteter där mat lagas samlas uppgifter om allergier och matpreferenser in för att kunna tillhandahålla mat som är säker för deltagarna. Dessa uppgifter raderas efter aktiviteten.
För att kunna rapportera om, och följa upp eventuella skador under kämpalek och fäktning, enligt tillstånd för kampsport krävs att vissa uppgifter om dessa samlas in och hanteras. Vissa uppgifter kommer att rapporteras vidare till Länsstyrelsen i Örebro län som är tillståndsgivare.
Personuppgifter om barn
Vid hantering av personuppgifter av barn under 16 år inhämtas samtycke från vårdnadshavare.
Minimering & tidsspann för personuppgiftshantering
SKA Nordmark strävar efter att minimera mängden personuppgifter som hanteras samt att tidsspannet för personuppgiftshantering är rimligt. SKA Nordmark kommer att genomföra bedömning årsvis om ändamålet med behandlingen av personuppgifterna kvarstår. Om ändamålen inte kvarstår kommer uppgifterna att gallras.
Rätt att begära information och att korrigera felaktiga uppgifter
Varje person vars personuppgifter hanteras av SKA Nordmark har rätt att få information om när och hur deras personuppgifter behandlas. Personen kan begära att felaktiga uppgifter korrigeras samt begära att hanteringen upphör genom att skicka en skriftlig undertecknad begäran. Läs mer om den enskildes rättigheter här: https://www.datainspektionen.se/lagar–regler/dataskyddsforordningen/deregistrerades-rattigheter/
Rätt att lämna in klagomål till datainspektionen
Varje person vars personuppgifter hanteras av SKA Nordmark har rätt att lämna klagomål till Datainspektionen om man anser att SKA Nordmark inte har uppfyllt lagens krav eller denna policys utfästelser.
Ändringar i SKA Nordmarks integritetspolicy
SKA Nordmark förbehåller sig rätten att när som helst ändra denna integritetspolicy. Aktuell policy finns publicerad på vår webplats: https://member.nordmark.org/
Frågor
Vid frågor om SKA Nordmarks behandling av personuppgifter är du varmt välkommen att kontakta ordförande på ordforande@nordmark.org